Contacteer Quest Real Estate Services



Dagcentrum De Teuten, Lommel

Procedure voor het aanmelden van gebruikers

DOEL

  • registratie van de aanmelding
  • zicht krijgen op de hulpvraag van de cliënt
  • zicht geven aan de potentiële gebruiker van het aanbod en de werking van en in het dagcentrum
  • inschatting maken of de cliënt door onze dienst kan geholpen of begeleid worden
  • eventuele praktische afspraken rond volgende stappen
  • vast stramien biedt zowel personeel als gebruiker duidelijkheid
  • aangeven aan het cliëntsysteem welke de rechtspositie is binnen een begeleiding
Het doel wordt verwezenlijkt tijdens het aanmeldingsgesprek en m.b.v de brochure.

TOEPASSINGSGEBIED

  • alle vragen gesteld door potentiële cliënten, al of niet ondersteund door een hulpverlener, organisatie of verwijzer. Enkel aanmeldingen via een verwijzer worden op de wachtlijst geplaatst.

VERWANTE DOCUMENTEN

  • aanmeldingsformulier (witte); kennismakingsformulier (gele), intakeformulier (groene)
  • samenwerkingsovereenkomst
  • melding start begeleiding aan de betreffende school
  • vraag om toelating vraag en aanbod info naar andere en van onze dienst, aan het cliëntsysteem (algemeen en specifiek)
  • aanvraag hulpverleningsprogramma
  • brochure ouders

METHODE: aanmelding

Wat

Wie

Hoe

Wanneer

Ontvangen aanmelding aanwezige begeleider

telefoon, bezoek

gegevens noteren op aanmeldingsblad (wit)

eerste contact
Indien niet via verwijzer doorgeven info aan verwijzer of contact laten opnemen aanwezige begeleider telefoon zelfde of eerstvolgende werkdag
Indien aanmelding via verwijzer aanwezige begeleider gegevens noteren op formulier aanmelding (witte) en op de wachtlijst plaatsen onmiddellijk
Bijhouden wachtlijst Aanmeldings-verantwoordelijke aanmeldingsmap het hele werkjaar
Contacten onderhouden verwijzers Aanmeldings-verantwoordelijke telefonisch om na te gaan of de vraag voor een dagcentrum geldig blijft op regelmatige basis als cliënt al enige tijd op de wachtlijst staat
Plannen kennismakingsgesprek op vraag van verwijzer en/of ouders

- aanmeldings-verantwoordelijke

- ouders

- derden

- gezinsbegeleid(st)er

Gesprek in DC:

- rondleiding

- uitleg werking via brochure

-beantwoorden vragen

Gegevens noteren op kennismakings-formulier (gele)

bij zicht op mogelijke start van de begeleiding
Infodoorgave team Team Bespreken van de kennismaking en doorgave team stand van zaken binnen de week
Bij zicht op lege stoel verwijzer verwittigen Aanmeldings- verantwoordelijke telefonisch bij zicht op lege stoel
Plannen intakegesprek

- aanmeldings- verantwoordelijke

- ouders

- jongere

- eventuele derden

- gezins-begeleid(st)er

- verwijzer

Gesrpek in DC:

- verdieping van de probleemvraag

- regelen praktische zaken

- vastleggen eventuele startdatum

gegevens noteren op intakeformulier (groene)

Bij lege stoel in het Dagcentrum
Bespreken team of verantwoordelijke Team Overleg Daaropvolgende dag
Ouders krijgen bedenktijd Ouders Overleg Binnen de twee dagen laten weten aan verwijzer over al dan niet starten
Contactname verwijzer Aanmeldings-verantwoordelijke Telefonisch melden al dan niet opstarten van begeleiding Binnen de twee dagen na aanmeldings-gesprek

METHODE

Wat

Wie

Hoe

Wanneer

Afspraak datum

Cliëntsysteem
•  verwijzer
•  aanmeldingsverant., GB

•  relevante derden

telefonisch bij vrije DC - stoel op korte tijd
Aanmeldingsgesprek idem als vorige in het dagcentrum:
•  checklist overlopen en GAF invullen
•  inschatting probl. en aanbod DC
•  afspraak al of niet starten begeleiding en wanneer
volgens afgesproken datum
Indien geen verdere samenwerking vanuit cliëntsysteem gemeld aan verwijzer die telefonisch DC verwittigt telefonisch binnen de 5 werkdagen
Indien geen verdere samenwerking vanuit DC aanmeldingsverantw. telefonisch en motivatie schriftelijk binnen de 5 werkdagen
  • Er wordt enkel een kennismakingsgesprek gedaan waarvan de verwijzer op de hoogte is
  • Indien de dagcentrumstoel kortelings vrijkomt, wordt het kennismakingsgesprek en aanmeldingsgesprek vervat in 1 gesprek
  • Indien na een eerste intakegesprek er nog bijkomende vragen heersen, onvoldoende motivatie van alle partijen blijkt kan er geopteerd worden voor een tweede intakegesprek alvorens te starten

REGISTRATIE

Registratie

Wie

Indexering

Bewaartermijn

Aanmeldingsmap
Ingevuld kennis- makingsformulier
aanmeldings-verantwoordelijke chronologisch volgens datum  

Aanmeldingsmap

- officieel aanmeldingsformulier (via verwijzer geel)

Aanwezige begeleider Chronologisch volgens datum  
Bij kennismakings- of intakegesprek verslag van het gesprek (geel of groen papier) aanmeldings-verantwoordelijke schriftelijk  
Bij opstarten

Gezinsbegeleider

Aanmeldings- verantwoordelijke

Opname in dossier en bijhouden in de aanmeldingsmap van het kennismakings- en aanmeldings-formulier bewaartermijn dossier
Bij niet opstarten Aanmeldings-verantwoordelijke aanmeldingsmap 1 kalenderjaar

METHODE: opstartfase

Wat

Wie

Hoe

Wanneer

Opstartdatum in intakegesprek vastgelegd indien starten overleg tijdens intakegesprek
Startdag begeleider van dienst opvangen en aandacht geven eerste aanwezigheidsdag
In orde maken dossier gezinsbegeleidster documenten verzamelen en laten invullen binnen de 2 weken

REGISTRATIE

Registratie

Wie

Indexering

Bewaartermijn

Register dagcentrum aanmeldingsverantwoordelijke in startvolgorde onbepaald
Aanmeldingsmap aanmeldingsverantwoordelijke in startvolgorde onbepaald
Dossier gezinsbegeleider chronologisch klasseren wettelijke termijn


"Deze procedure wordt gevolgd tenzij de situatie het anders vereist."

 

Op- en aanmerkingen:

- Er zijn geen bijkomende op- en aanmerkingen die om verbeteringen vragen

VACATURES